накладна

Накладні – створення, види та застосування у ФОП

Світлана Вороновська

Світлана Вороновська, 2025-07-30

Накладні — це те, без чого не обходиться жоден підприємець. Але попри те, що ці документи є звичними в повсякденній роботі, у багатьох ФОП виникають сумніви: чи обов’язково оформляти видаткову накладну, які реквізити повинна містити товарно-транспортна накладна, і як не помилитися з податковою накладною, щоб уникнути проблем із контролюючими органами?

У цій статті ми детально розберемо основні види накладних, які використовують фізичні особи-підприємці, пояснимо різницю між ними, надамо приклади правильного оформлення як у паперовій формі, так і онлайн, а також підкажемо практичні поради, як зробити документообіг максимально простим, прозорим та юридично бездоганним.

Для фізичних осіб-підприємців (ФОП) накладні є важливим документом для ведення обліку товарів та послуг. Їх можна використовувати,як видаткові накладні для підтвердження продажу товарів, а також товарно-транспортні накладні при перевезенні продукції. Важливо правильно оформлювати накладні, щоб оминути проблем із податковими органами.

Основні види накладних, які використовуються у ФОП:

Податкова накладна — це документ, який складається платником ПДВ для підтвердження факту постачання товарів або послуг. Обов'язково реєструється в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) і містить такі реквізити: дату, номер, ІПН сторін, опис товару або послуги, кількість, ціну, суму з ПДВ і ставку податку. Використовується виключно в електронній формі.

Видаткова накладна підтверджує передачу товару покупцю. Вона не обов’язкова для реєстрації в ЄРПН, але є важливою для обліку товарообігу. Містить дату, дані постачальника і покупця, перелік товарів, їх кількість, ціну, загальну суму та підписи відповідальних осіб. Може бути як паперовою, так і електронною.

Товарно-транспортна накладна (ТТН) використовується при перевезенні вантажів. Супроводжує товар під час транспортування і є обов’язковою для вантажних перевезень. У ній зазначаються дані про відправника, одержувача, транспортний засіб, водія, маршрут, а також опис вантажу. ТТН може бути паперовою або електронною.

Накладна-вимога застосовується для внутрішнього обліку, а також передачі матеріальних цінностей стороннім організаціям. Оформлюється при видачі товарів зі складу на потреби підприємства або для передачі за межі організації. Містить дату, номер, перелік матеріалів, що відпускаються, та підписи відповідальних осіб.

Усі ці накладні мають юридичну силу, підтверджують факт господарської операції та містять ключові реквізити, які забезпечують прозорість і контроль у бізнесі.

Як створити накладну онлайн і на папері

Онлайн: Використання спеціальних сервісів, наприклад, таких як BitFaktura, яка дозволяє швидко створювати накладні у форматі PDF, заповнювати необхідні реквізити та надсилати їх контрагентам.

На папері: Заповнення накладної вручну або за допомогою шаблонів у Word/Excel. Важливо дотримуватися стандартних реквізитів: дата, номер, дані продавця та покупця, перелік товарів, підписи відповідальних осіб.

Реквізити накладної залежать від її типу, але загалом включають такі основні елементи:

- Назва документа – "Видаткова накладна", "Товарно-транспортна накладна" тощо.
- Дата складання – день, місяць, рік оформлення накладної.
- Номер документа – унікальний номер для ідентифікації.
- Дані постачальника – назва підприємства або ФОП, код ЄДРПОУ, адреса.
- Дані покупця – назва підприємства або ФОП, код ЄДРПОУ, адреса.
- Перелік товарів/послуг – найменування, кількість, одиниця виміру.
- Ціна за одиницю – вартість кожного товару або послуги.
- Загальна сума – підсумок вартості всіх позицій.
- Сума ПДВ – якщо продавець є платником ПДВ.
- Підписи відповідальних осіб – постачальника та покупця.

Для податкової накладної додаються ще код товару згідно з УКТ ЗЕД та податковий номер платника. Видаткова накладна має подібні реквізити, але є без податкових деталей.

Підпис на накладній підтверджує факт здійснення господарської операції та правильність її оформлення. Зазвичай накладну підписують:

- Відповідальна особа постачальника – це може бути директор, бухгалтер, завідувач складу або інша уповноважена особа.
- Відповідальна особа покупця – той, хто приймає товар або послугу, наприклад, керівник підприємства, бухгалтер або матеріально відповідальна особа.
- Матеріально відповідальна особа – якщо накладна стосується складу, її підписує завідувач складу або експедитор.
- ФОП – якщо накладна оформлюється фізичною особою-підприємцем, її підписує сам ФОП або уповноважена особа.

У деяких випадках можуть вимагатися два підписи: один від особи, яка здійснила операцію, і другий від керівника або бухгалтера для підтвердження.

Практики, які допоможуть ФОПам працювати впевнено та системно

Використовуйте уніфіковані шаблони для всіх типів накладних. Це зменшує кількість помилок і пришвидшує оформлення документів.

Впровадьте електронний документообіг. Це спрощує зберігання, пошук і передачу накладних, а також дозволяє швидко реагувати на запити контролюючих органів.

Регулярно звіряйте з контрагентами. Щомісячне звіряння накладних і актів з партнерами допомагає уникнути непорозумінь і виявити розбіжності ще до податкової звітності.

Контролюйте обов’язкові реквізити. Перевіряйте, щоб у кожній накладній були дата, номер, ІПН, опис товару/послуги, кількість, сума, підписи. Наявність усіх реквізитів є запорукою юридичної сили документа.

Зберігайте накладні не лише в хмарі, а й на локальних носіях. Це захистить вас у разі технічних збоїв або втрати доступу до сервісів.

Якщо у вас є помічники або бухгалтери, важливо, щоб вони розуміли різницю між видами накладних і вміли правильно їх оформлювати.

Навіть у цифрову епоху журнал обліку вхідних і вихідних накладних допомагає швидко відстежити історію операцій.

Накладні є невід’ємною частиною підприємницької діяльності, забезпечуючи юридичний захист, бухгалтерський облік та контроль товарообігу. Використання електронних накладних значно спрощує документообіг, їх правильне та чітке оформлення паперових накладних гарантує прозорість бізнес-процесів. Для підприємців важливо розуміти різницю між видами накладних та їх застосуванням у господарській діяльності.

Створіть власну систему роботи з документами і ваша сфера діяльності буде структурованою та професійною та прибутковою.

 

Зареєструйся в BitFaktura!

Створити акаунт
App screenshot

10 ідей для бізнесу з невеликим стартовим капіталом

Власне, більшість бізнесів, згаданих у 10 ідеях для домашнього бізнесу, не потребують значних капіталовкладень – навпаки. Нижче ми пропонуємо додаткові ідеї для бізнесу з малим капіталом, який може приносити прибуток.

Богдана Варава

Богдана Варава

Акти виконаних робіт – про що потрібно пам’ятати

✍️ Акти виконаних робіт - зразок / бланк. Як правильно скласти? Що робити, коли допустили помилку?

Анна

Анна

Виставляй рахунки-фактури онлайн

30 днів безкоштовно в BitFaktura

Створити акаунт